Что надо сделать перед подписанием документа

1. Добавьте организацию.
2. Добавьте сотрудника.
3. Добавьте пользователя.
4. Выдайте допуск для работы с СКЗИ.

Как подписать документ, используя электронную подпись

Электронная подпись —  аналог собственноручной подписи.

Возможно подписание:

1. С прикреплением скана документа.
2. C исползованием простой электронной подписи.
3. C использованием усиленной электронной подписи.

Подписание с использованием скана документа.

Опишем на примере подписания допуска к работе с СКЗИ.

1. Войдите в Рутокен Базу.
2. На главной странице системы перейдите в меню Сотрудники → Сотрудники. Откроется страница Сотрудники.
3. Откройте карточку сотрудника, которому нужно подписать допуск

В приложении к приказу ФАПСИ РФ №152 сказано, что для работы с СКЗИ работнику

необходимо получить допуск к работе с данным СКЗИ.

Для получения допуска, работнику необходимо пройти обучение правилам работы с СКЗИ и проверку знаний. Основанием для допуска пользователя к работе с СКЗИ является внесение его в перечень пользователей СКЗИ, утверждаемый руководителем Организации.

Пример:

Если у сотрудник прошел обучение работе с Рутокен Lite, он может получить допуск на работу с этим типом СКЗИ. После получения сотрудником допуска, ему может быть выдано неограниченное количество ключевых носителей Рутокен Lite.

Действия на вкладке допуски к работе с СКЗИ

...

Выдача допуска к работе с СКЗИ

Более подробно о допусках можно прочесть здесь.

Создание допуска

...

1. .
2. Перейдите на вкладку Допуски к работе с СКЗИ

...

1. .
2. В

...

1. Нажмите на кнопку Выбрать председателя комиссии
2. В открывшейся форме Выбор сотрудника раскройте нужный отдел в дереве подразделений и нажмите на имя сотрудника.
3. Нажмите на кнопку Выбрать

...

В результате на вкладке Допуски к работе СКЗИ в таблице появится информация о допуске со статусом Не подписано. На странице Документы в разделе Справочники будет создан Акт о выдаче допуска, который нужно будет подписать.

Подписание допуска

Для того, чтобы допуск получил статус Подписано и вступил в силу, нужно чтобы председатель комиссии и состав комиссии подписали допуск.

Инструкция как подписывать зависит от выбранного типа подписания:

• Простая ЭП
• Отсканированный документ с бумажной подписью

...

Перейти на страницу модели ключевого носителя

1. Войдите в систему как Администратор системы.
2. Перейдите на страницу Сотрудники
3. Выберите сотрудника, допуски которого вы хотите посмотреть
4. На странице выбранного сотрудника перейдите на вкладку Допуски к работе с СКЗИ
5. В таблице допусков в найдите строку с нужной моделью. Если на сотрудника выписано большое количество допусков, можно воспользоваться Поиском.
6. В таблице допусков нажмите на название СКЗИ, откроется модели СКЗИ

1. столбце Статус нажмите Не подписано.
2. В карточке допуска в разделе Печатная форма акта нажмите на название файла.
3. Распечатайте и подпишите у членов комиссии документ.
4. Отсканируйте подписанный документ.
5. Во вкладке Допуски к работе с СКЗИ, столбце Статус нажмите Подписать.
6. В открывшемся окне нажмите Прикрепить.
7. Перетащите файл скана в окно для загрузки и нажмите Загрузить. Название выбранного документа отобразится в окне.
8. Нажмите Отправить.

В результате статус СКЗИ поменяется на Подписано.

Подписание с использованием простой электронной подписи

Действия выполняет сотрудник, который подисывает документ:

1. На электронной почте подписывающего найдите и откройте письмо с темой "Подписание документа".

2. Найдите строку "После ознакомления используйте код хххх для подписания документа". 

   Warning
   Этот код понадобится в следующем шаге.

   
   

3. Нажмите Посмотреть и подписать документ. Откроется страница Подписание документа.
4. В поле Проверочный код из письма введите код подтверждения.
5. Нажмите Подписать. 

В результате статус документа поменяется на Подписано.

Подписание с использованием усиленной электронной подписи

Опишем на примере подписания допуска к работе с СКЗИ.

1. Войдите в Рутокен Базу.
2. На главной странице системы перейдите в меню Сотрудники → Сотрудники. Откроется окно Сотрудники.
3. Откройте карточку сотрудника, которому нужно подписать допуск.
4. Перейдите на вкладку Допуски работы с СКЗИ.
5. Под вкладкой нажмите Добавить заключение о допуске.
6. В открывшемся окне Добавление допуска к работе с СКЗИ заполните обязательные поля.
7. В выпадающем списке Тип подписания допуска выберите Усиленная ЭП.
8. Нажмите Создать допуск.
9. На электронной почте подписывающего найдите и откройте письмо с темой "Подписание документа".
10. Нажмите Посмотреть и подписать документ.
11. Чтобы ознакомиться с содержанием документа, нажмите Ссылка на документ.
12. Нажмите Подписать. 

В результате статус документа поменяется на Подписано.

Что надо знать

Что такое электронная подпись. Виды электронных подписей

...

Сортировка таблицы допусков

Существует возможность отсортировать таблицу допусков по столбцу, что может быть удобно при большом количестве добавленных допусков.

Для этого нажмите на название колонки, записи будут отсортированы в неубывающем порядке по значениям в соответствующей колонке.

При повторном нажатии порядок сортировки сменится на противоположный.

Основные элементы:

• Кнопка Добавить заключение о допуске.
• Выбор количества отображаемых строк в таблице допусков Показать <N> записей.
• Поле Поиск.
• Переключение между страницами таблицы допусков Предыдущая Следующая.
• Таблица допусков сотрудника.

Таблица допусков сотрудника

...

Когда допуск подписан председателем комиссии и всеми участниками, допуск получает статус Подписано.