Функция внутреннего электронного документооборота Rutoken KeyBox ЭДО позволяет пользователям, администраторам и операторам обмениваться документами для получения сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – сертификат подписи) и нормативными документами СКЗИ.

Возможности администраторов

• Добавлять, редактировать и удалять документы
• проверять документы пользователей
• настраивать тип электронной подписи документов (CMS, CAdES-BES, CAdES-T, CAdES-X Long Type 1, CAdES-A)
• подписывать документы электронной подписью
• удостоверять наличие оригинала документа

Управление документами доступно в карточке пользователя и в репозитории документов в разделе Документы.

Возможности пользователей

• Добавлять, редактировать и удалять документы
• Скачивать документы
• Подписывать документы электронной подписью

Предварительные настройки

Чтобы настроить управление документами:

1. Откройте Мастер настройки.
2. Перейдите в раздел Общие функции.
3. Включите опцию Внутренний документооборот.
4. Откройте Консоль управления.
5. Перейдите в раздел Конфигурация → Роли.
6. Предоставьте членам роли привилегии для управления документами.
   Список привилегий

   • просмотр репозитория документов;
   • добавление документа;
   • изменение документа;
   • удаление документа;
   • одобрение документа.

Чтобы управлять нормативными документами СКЗИ, убедитесь, что в Мастере настройки Rutoken KeyBox в разделе Функции системы → Журнал учета СКЗИ включена опция Вести журнал учета СКЗИ.

Подробнее об настройке учета СКЗИ

Чтобы разрешить пользователям удалять документы в Сервисе самообслуживания:

1. Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
2. Перейдите в раздел Поведение → Разрешения пользователя → Действия с документами.
3. Включите опцию Удалять.
4. Нажмите Сохранить.

Проверка документов пользователей

Администраторы могут проверять документы пользователей, чтобы избежать ошибок в работе со следующими документами:

• документы для получения сертификата подписи;
• нормативные документы СКЗИ.

Пользователи загружают и подписывают документы в Сервисе самообслуживания. Документы становятся доступны в карточке пользователя, где администраторы проверяют документы — одобряют или отклоняют их.

Если в политике использования устройств настроена автоматическая рассылка уведомлений по электронной почте, администраторы получают уведомление, когда пользователи загружают документы. К уведомлению прикреплен документ в формате PDF.

Документы для получения сертификата подписи

Вы можете дополнительно приостановить выпуск и обновление устройства пользователя. В этом случае документы проверяет не только удостоверяющий центр (УЦ), но и администратор или оператор Rutoken KeyBox.

Пользователь может продолжить выпуск или обновление устройства только после того, как предоставит на проверку администратору пакет необходимых документов — запрос на сертификат, форму сертификата или оба документа.

Устройству присваивается статус В ожидании. Это означает, что запрос пользователя на выпуск или обновление устройства перешел в стадию рассмотрения.

Настройка проверки

Чтобы настроить дополнительную проверку документов сертификата, подготовьте шаблоны документов:

1. Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
2. Перейдите в раздел Удостоверяющие центры → Шаблоны используемого УЦ.
3. Выберите нужный шаблон и нажмите .
4. Настройте опции проверки документов сертификата в зависимости от планируемого сценария работы:

Процесс проверки

Чтобы проверить документ:

1. Перейдите в раздел Пользователи и выполните поиск пользователя.
2. Нажмите на логин и перейдите в карточку пользователя. Загруженный документ появится в разделе Документы.
3. Скачайте и проверьте документ.
4. Нажмите .
5. В окне одобрения документа необходимо установить связь между загруженным документом, шаблоном сертификата и устройством:
   1. В раскрывающемся списке Сертификат выберите шаблон, по которому выпускается сертификат.
   2. В раскрывающемся списке Устройство выберите устройство, на которое записывается сертификат.
   3. Нажмите Одобрить.

Если пользователь сформировал документ по шаблону на вкладке Содержимое устройства, то связь между документом, шаблоном сертификата и устройством устанавливается автоматически. В этом случае вам не нужно одобрять документ.

Нормативные документы СКЗИ

Чтобы проверить нормативный документ СКЗИ:

1. Перейдите в раздел Пользователи и выполните поиск пользователя.
2. Нажмите на логин и перейдите в карточку пользователя. Загруженный документ появится в разделе Документы.
3. Скачайте и проверьте документ.
4. Нажмите .
5. В окне одобрения документа выберите экземпляр СКЗИ, к которому относится документ.
6. Нажмите Одобрить.

Если пользователь сформировал документ по шаблону, то связь между документом и экземпляром СКЗИ устанавливается автоматически. В этом случае одобрять документ не нужно.

Выбор типа подписи

В Rutoken KeyBox поддерживаются следующие типы электронной подписи:

• CMS
• CAdES-BES
• CAdES-T
• CAdES-X Long Type 1
• CAdES-A

Выбор типа подписи зависит от сертификата подписи:

• CMS поддерживается для сертификатов, выпущенных в любом поддерживаемом УЦ и записанных на любые поддерживаемые устройства.
• CAdES поддерживается только для сертификатов, выпущенных в КриптоПро УЦ 2.0 и записанных на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).

При подписи документов в Консоли управления администратор может выбрать, какой тип подписи использовать.
При подписи документов в Сервисе самообслуживания выбор типа подписи недоступен. Разрешенный тип подписи настраивает администратор в политике использования устройств.

Настройка окружения для CAdES

Чтобы использовать усовершенствованную электронную подпись CAdES, настройте окружение на клиентских рабочих станциях:

• КриптоПро CSP с компонентами КриптоПро TSP Client и КриптоПро OCSP Client;
• КриптоПро ЭЦП Browser plug-in;
• Rutoken KeyBox Middleware для нужной модели устройства.

Настройка типа подписи в политике

Администратор может определить, какой тип электронной подписи разрешено использовать различным группам пользователей. Чтобы настроить разрешенный тип подписи:

1. Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
2. Перейдите в раздел Поведение → Разрешения пользователя → Действия с документами.
3. Выберите значение в выпадающем списке Использовать тип подписи.
4. Нажмите Сохранить.

Если администратор определил один из типов подписи стандарта CAdES в качестве разрешенного, то пользователи могут подписывать документы только сертификатом КриптоПро УЦ 2.0, записанным на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).

Добавление и подпись

В Консоли управления администратор может добавлять документы для получения сертификата и нормативные документы СКЗИ и подписывать их электронной подписью.

Чтобы добавить и подписать документ:

1. В карточке пользователя в разделе Документы нажмите Добавить документ.
2. Выберите тип документа и загрузите файл.
3. Заполните поле Описание (необязательно).
4. Нажмите Подписать документ.
5. Подключите устройство с сертификатом подписи к рабочей станции и выберите его в выпадающем списке Устройство.
6. В выпадающем списке Сертификат выберите подходящий сертификат.
7. В выпадающем списке Тип подписи выберите тип электронной подписи.
   Чтобы создать подпись по стандарту CAdES, убедитесь, что сертификат подписи выпущен в КриптоПро УЦ 2.0 и записан на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).
8. Введите PIN-код Пользователя.
9. Нажмите Добавить.

Нормативные документы СКЗИ можно подписать не только при добавлении в Rutoken KeyBox, но и при печати СКЗИ. Чтобы подписать нормативный документ СКЗИ:

Чтобы подписать документ:

1. Найдите экземпляр СКЗИ, для которого формируется документ:
   • перейдите в карточку пользователя в раздел Назначенные СКЗИ;
   • перейдите в раздел СКЗИ и выполните поиск СКЗИ.
2. Нажмите  напротив экземпляра СКЗИ, для которого формируется документ.
3. Выберите вид нормативного документа или шаблон печати.
   Выпадающий список Вид нормативного документа отображается, если вы настроили шаблон печати для данного объекта СКЗИ в текущем состоянии в разделе Нормативные документы.
   Если вы не настроили шаблон печати, отображается выпадающий список Шаблон печати, где можно выбрать любой из шаблонов, загруженных для данного объекта СКЗИ в разделе Шаблоны печати.

4. Нажмите Распечатать документ. Откроется файл документа.

   Если экземпляр СКЗИ, для которого формируется документ, не назначен на пользователя, то документ нельзя подписать.

5. Нажмите Подписать документ. Если вам необходимо скачать и распечатать документ без подписи, нажмите Сохранить документ.
6. Подключите устройство с сертификатом подписи к рабочей станции и выберите его в выпадающем списке Устройство.
7. В окне подписи в выпадающем списке Сертификат выберите подходящий сертификат подписи.

8. В выпадающем списке Тип подписи выберите, какой тип электронной подписи используется для подписания документа.
   Чтобы создать подпись по стандарту CAdES, убедитесь, что сертификат подписи выпущен в КриптоПро УЦ 2.0 и записан на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).

9. Введите PIN-код Пользователя.
10. Нажмите Подписать.

Подписанные документы автоматически появятся в списке Документы в карточке пользователя. Чтобы скачать файл подписи, нажмите .

Отметка о получении оригинала

Вы можете отметить наличие оригинала документа, если пользователь его предоставил.

Чтобы отметить наличие оригинала при добавлении нового документа:

1. Нажмите Добавить документ.
2. Выберите тип документа.
3. Загрузите файл и введите описание.
4. Включите опцию Оригинал получен.

Чтобы отметить наличие оригинала при редактировании добавленного документа:

1. Нажмите  напротив нужного документа.
2. Включите опцию Оригинал получен.