Страница Документы содержит список сформированных в системе допусков и актов. Акты формируются автоматически в процессе приходования объектов учета.

Для того, чтобы перейти на страницу, в панели навигации нужно в панели навигации выбрать раздел Документы.

При работе пользователя в Рутокен Базе с СКЗИ, система автоматически создает документы, необходимые для корректного ведения учета СКЗИ, и реализует возможность их подписания.

Конкретный формат PDF для любого акта может быть настроен под запрос организации в момент внедрения системы.

Действия на странице Документы

Поиск документа

В верхней части страницы Документов, над списком добавленных документов расположены поля поиска.

На странице Документов есть возможность поиска:

По названию документа (поле ID). По умолчанию название документа формируется как <Тип акта> <Название СКЗИ> от <Дата проведения операции> №<Номер заключения>;
По СКЗИ - модели или конкретному токену, на который выписан акт;
По организации в которой создан акт;
По ФИО пользователя - имя сотрудника, ради которого производится выдача/изъятие СКЗИ или выдается токен;
По состоянию: Подписано/Не подписано;
По дате создания документа;
По дате подписания документа;

Поиск по значению

Для поиска, в соответствующем поле начните вводить значение, по которому хотите осуществить поиск.
При этом списке документов будут оставаться только записи, соответствующие введенному значению.
Для сброса результатов поиска нажмите на значок Сброса фильтра (в той же строке, немного правее).

Сортировка списка документов

В верхней правой части страницы, под кнопкой Обновления страницы есть кнопка выбора правила сортировки. По умолчанию там выбрано значение Обновлено
Нажав на соседнюю иконку можно изменить порядок сортировки: по невозрастанию или по неубыванию.

Доступные правила сортировки:

Обновлено - документы сортируются по времени, когда в них были внесены какие-либо изменения.
ID - сортировка по названию документа, по умолчанию это ``<Тип акта> <Название СКЗИ> от <Дата проведения операции> №<Номер заключения>`
Дата создания - дата и время формирования документа
Наиболее используемые - по тому, насколько часто открывалась страница документа
Состояние - состояние документа: Подписано, Не подписано

Быстрая фильтрация

На странице Документы отображается список всех добавленных документов со значениями колонок:

ID - Название документа
Состояние
Организация
СКЗИ
ФИО пользователя
Дата создания

Можно произвести быструю фильтрацию по значению в любой из колонок, кроме ID.

Для этого:

Найдите в списке документов запись с желаемым значением поля.
Нажмите на значение.

При нажатии не произойдет переход на страницу документа; вместо этого в списке документов останутся только записи с совпадающими значениями.

Сброс фильтра

В правой верхней верхней части страницы, рядом с кнопкой Фильтр есть небольшая кнопка Сбросить все фильтры. При нажатии на нее все примененные к справочнику фильтры сбрасываются.

Составные фильтры

Существует возможность настройки и создания более сложных фильтров.

При нажатии на кнопку Фильтр открывается форма редактирования фильтров.

В окне Фильтров содержаться правила фильтрации. Для того, чтобы добавить правило, нажмите Добавить фильтр.

Правило фильтрации состоит из трех полей:

Поле записи по которому будет производится фильтрация
Метод фильтрации
Значение с которым будут сравниваться значения в поле

Поля документа по которым возможна фильтрация

ID
Название
Состояние
Организация
Дата создания
Тип документа
ФИО пользователя
Полное имя автора
Статус подписания
Тип подписания документа
ФИО исполнителя
Дата и время подписания

Методы фильтрации

Равно - значение в поле должно полностью совпадать с введенным значением.
Не равно -значение в поле должно не совпадать с введенным значением.
Содержит - значение задается в формате %значение%. Остаются только записи, в которых поле, по которому производиться фильтрация содержит введенное значение.
Не содержит - значение задается в формате %значение%. Поле не должно содержать введенное значение в качестве подстроки.
В - Значения вводятся через запятую значение1, значение2 и т.д. Выбираются записи, у которых поле, по которому производиться фильтрация содержится в списке введенных значений.
Не в - Значения вводятся через запятую значение1, значение2 и т.д. Выбираются записи, у которых поле, по которому производиться фильтрация не содержится в списке введенных значений.

Создание собственного фильтра

На странице списка документов нажмите кнопку Фильтры.
О открывшейся форме задания правил фильтрации выберите:
1. Поле по которому будет осуществляться фильтрация
2. Метод фильтрации
3. Значение
При необходимости добавьте еще правила, нажав Добавить фильтр.
Если вы хотите убрать правило фильтрации, нажмите крестик в соответствующей правилу строке.
Если вы хотите убрать все фильтры и начать заново, нажмите Очистить фильтры.
Нажмите Применить фильтры для того, чтобы применить правила фильтрации. После этого на странице остануться только записи, удовлетворяющие заданным фильтрам.

Удаление документа из системы

Можно заметить, что в отличии от многих справочников, в справочнике Документов нет возможности выделить элемент и удалить его.

Это связано с тем, что такое действие в Рутокен Базе запрещено.

Акты и допуски являются частью процесса поэкземплярного учета СКЗИ и регламентируются 152 ФАПСИ. Поэтому документы нельзя удалять из системы, это может привести к проблемам при проверке корректности ведения учета СКЗИ.

Если вы где-то случайно обнаружили такую возможность, пожалуйста, не пользуйтесь ей и сообщите в Поддержку.

Получить все документы

Если вы обычный пользователь, у вас нет доступа на выполнение этой инструкции. Вы можете обратиться за помощью к вашему системному администратору.

Если вам необходимо получить вообще все документы, которые были сгенерированы в системе за все время ее существования, то есть способ сделать это не открывая каждый документ по отдельности.

Перейдите на сервере где установлена Рутокен База в папку:

cd /frappe-bench/sites/название_сайта/public/files
cd /frappe-bench/sites/название_сайта/private/files

В эту папку сохраняются все сгенерированные и загруженные в систему документы.

Вы можете их очень аккуратно скопировать из этой папки и использовать по своему усмотрению.

В случае, если папка будет удалена или с ней что-то произойдет, все акты будут утеряны и ссылки на файлы станут недействительны. Пожалуйста, будьте осторожны!

Виды документов

Допуск к работе с СКЗИ

Допуск к работе с СКЗИ формируется при добавлении допуска на странице сотрудника на вкладке Допуски к работе с СКЗИ.

Допуск к работе с СКЗИ (Средство криптографической защиты информации) является процедурой, которая устанавливает права доступа и требования квалификации для лиц, работающих с криптографическими средствами защиты информации. Процедура допуска может варьироваться в зависимости от конкретных требований организации или государственного органа.

Допуск к работе с СКЗИ включает следующие шаги:

Подача заявки:
Лицо, желающее получить допуск к работе с СКЗИ, должно подать заявку в соответствующую организацию или орган, ответственный за выдачу допусков.
Проверка безопасности:
Происходит проверка безопасности и проверка соответствия требованиям для работы с СКЗИ. Это может включать проверку личной и профессиональной истории, проверку квалификации и обучения, а также проверку уровня доступа к информации.
Обучение:
При необходимости, лицо может быть обучено в области криптографии, безопасности информации и специфического использования СКЗИ.
Выдача допуска:
После успешной проверки и обучения, допуск к работе с СКЗИ выдается соответствующим органом или уполномоченным лицом. Допуск может быть выдан на определенный период времени и требовать ежегодного обновления.

Важно отметить, что конкретные требования и процедуры для получения допуска к работе с СКЗИ могут различаться в каждой организации или государственном органе, в зависимости от их требований и политики безопасности информации.

На данный момент Рутокен База реализует возможность подачи заявки на допуск и выдачи допуска. Предполагается, что организация сама проводит проверку сотрудника и произведет обучение работе с необходимой моделью СКЗИ.

Акт выдачи пользователю СКЗИ

Акт ввода в эксплуатацию СКЗИ

Акт вывода из эксплуатации СКЗИ

Акт изъятия у пользователя СКЗИ

Акт уничтожения СКЗИ

Подписание актов и допусков

Подписание прикреплением отсканированного документа

Перейдите на страницу неподписанного документа.
1. Можно открыть страницу Документы в разделе Справочники и выбрать необходимый документ
2. Можно открыть в разделе Объекты учета необходимый ключевой носитель, ключевой документ или криптопровайдер и перейти на вкладку Связанные документы
3. Если необходимо подписать допуск, то нужно на странице Сотрудники в разделе Сотрудники открыть сотрудника, на которого выписан допуск и перейти на вкладку Допуски и нажать на ссылку Не подписано в колонке Статус.
На странице допуска есть поле Печатная форма акта, содержащее ссылку на сформированный акт.
Откройте сформированный акт, скачайте, распечатайте.
Подписанный акт необходимо отсканировать.
Нажмите на кнопку Подписать, расположенную в верхнем правом углу и прикрепите отсканированный документ.
Подтвердите подписание, нажав Подписать в открывшейся форме.

После этого документ перейдет в статус Подписано и кнопка Подписать исчезнет.

Подписание документа простой электронной подписью

На почту, указанную в поле Электронная почта на странице сотрудника, придет письмо с кодом подтверждения.
Перейдите на страницу неподписанного документа.
1. Можно открыть страницу Документы в разделе Справочники и выбрать необходимый документ
2. Можно открыть в разделе Объекты учета необходимый ключевой носитель, ключевой документ или криптопровайдер и перейти на вкладку Связанные документы
3. Если необходимо подписать допуск, то нужно на странице Сотрудники в разделе Сотрудники открыть сотрудника, на которого выписан допуск и перейти на вкладку Допуски и нажать на ссылку Не подписано в колонке Статус.
Нажмите на кнопку Подписать, расположенную в верхнем правом углу и введите код подтверждения.